Ti senti sopraffatto dagli impegni di tutti i giorni? La tua agenda è piena ed il tempo non basta mai?
E’ il momento di volare in alto e guardare le cose dalla giusta altitudine e definire le priorità delle cose da fare.
Anche io mi sono sentito così più volte nella mia carriera ma un giorno sono stato illuminato da un modello per analizzare il proprio lavoro e le proprie priorità che ho trovato nel libro di David Allen “Getting Things Done” (che trovi elencato nella Biblioteca del Pilota) che usa proprio i termini aeronautici che come sai amo particolarmente.
Le priorità dovrebbero guidare le tue scelte, ma i metodi che normalmente usiamo non sono affidabili nelle cose che normalmente facciamo.
Per conoscere le tue priorità devi conoscere bene il tuo lavoro e ci sono 6 differenti visioni che ti permetteranno di definirlo e usando un analogia del mondo del volo, possiamo affermare che è un problema di quota o altitudine.
In aviazione la quota si misura in piedi e dunque possiamo definire i seguenti livelli di volo:
• 50.000 piedi (15.000 metri) e oltre: Vita
• 40.000 piedi (12.000 metri): l’orizzonte a 3-5 anni
• 30.000 piedi (9.000 metri): gli obiettivi a 1-2 anni
• 20.000 piedi (6.000 metri):le Aree di Responsabilità
• 10.000 piedi (3000 metri): i Progetti in corso
• Pista di decollo/atterraggio: le Attività in corso
Partiamo come logico che sia dalla Pista di decollo/atterraggio in cui ci sono le Attività in corso.
Questa è la lista delle attività che devi svolgere: telefonate, E-mail, commissioni, questioni da discutere con i propri colleghi, capi o collaboratori.
Se il mondo si fermasse e non arrivasse nessuna informazione aggiuntiva per completarle tutte avresti bisogno di almeno 300 ore di lavoro.
10.000 piedi: i Progetti in corso
I Progetti attuali (dai 30 ai 100) sono quelli che generano tutte le attività che hai di fronte a te. Questi sono gli obiettivi a breve termine che vuoi raggiungere: sistemare il computer di casa, organizzare un convegno, sistemare il garage, traslocare in una nuova sede, cambiare commercialista, ecc.
20.000 piedi: le Aree di Responsabilità
In base alle tue responsabilità accetterai e darai vita a vari progetti che si possono classificare tra le 10 a 15 categorie. Queste sono le aree chiave in cui vuoi ottenere dei risultati e mantenere un certo standard.
Nell’ambito professionale ci saranno delle responsabilità implicite come del resto nell’ambito della vita privata (salute, famiglia, finanze, casa, divertimento, ecc.).
Elencare e analizzare queste competenze ti darà una visione completa dei tuoi progetti
30.000 piedi: Gli Obiettivi a 1-2 anni
Quello che vuoi ottenere tra 1-2 anni a partire da ora nella tua vita privata e professionale.
Spesso per raggiungere gli scopi lavorativi che ci si è prefissati è necessario allargare le proprie aree di responsabilità.
Anche a questa quota ci saranno progetti personali che vorrai completare tra 2 anni. Analizzare le cose sotto questa luce, di conseguenza, renderà alcuni aspetti della vita più importanti di altri.
40.000 piedi: L’Orizzonte a 3-5 anni
Mettersi a fare delle previsioni a 3-5 anni genera delle riflessioni che coinvolgono ambiti più vasti: strategie organizzative, cambiamenti di carriera e personali, famiglia, obiettivi e considerazioni finanziarie.
Fattori esterni potrebbero influenzare la tua attività: nuove tecnologie, globalizzazione, andamento del mercato e concorrenza. Le decisioni che prenderai a questa quota possono facilmente cambiare l’aspetto del tuo lavoro da molti punti di vista.
50.000 piedi e oltre: la Vita
Questo è il quadro generale che si vede dall’alto.
Perché esisti? Perché esiste la tua impresa? Lo scopo primario di qualsiasi cosa ti fornisce la definizione essenziale di quale sia veramente la tua funzione, il tuo lavoro: è la descrizione definitiva. Tutti gli scopi, le aspettative, gli obiettivi, i progetti e le attività derivano da questa definizione e portano ad essa.
La distribuzione degli elementi nelle varie quote ovviamente è arbitrario e può cambiare di caso in caso.
Nella vita reale come determinerai le tue priorità ed i tuoi obiettivi potrebbe non rientrare esattamente in una quota o in un’altra.
La metafora delle quote aeronautiche ti ricorda che le proprie attività esistono su più piani contemporaneamente.
Dovrai ovviamente considerare molti fattori prima di essere sicuro di aver preso la miglior decisione in quel preciso momento.
Stabilire le tue priorità, è un esercizio fondamentale e necessario ma non fornisce una struttura pratica in cui inserire la maggioranza delle decisioni che prendi giorno per giorno.
Volevo concludere dandoti uno strumento per la classificazione delle tue attività per deciderne la priorità.
L’ex presidente degli Stati Uniti Eisenhower aveva l’abitudine di allineare tutti i suoi compiti in ordine di importanza e di urgenza, Stephen Covey autore di “The 7 Habits of Highly Effective People” (che trovi elencato nella Biblioteca del Pilota) ha ripreso questa sua abitudine e creato una tecnica strutturata in quattro quadranti.
E’ rappresentata in un piano cartesiano in cui nell’asse delle ordinate c’è il livello di importanza e nell’asse delle ascisse c’è il livello di urgenza.
In questo piano vengono creati 4 quadranti:
Q1 – Quadrante 1, Urgente e Importante
Q2 – Quadrante 2, Importante ma Non Urgente
Q3 – Quadrante 3, Urgente ma Non Importante
Q4 – Quadrante 4, Non Importante e Non Urgente
Dovrai classificare le tue attività in uno di essi in base ai seguenti criteri:
Nel Quadrante 1 (Urgente e Importante), ci saranno le attività da fare immediatamente, nel Q2 quelle che programmerai di fare a breve, nel Q3 quelle che puoi delegare a qualcun altro e nel Q4 quelle che potrai fare tranquillamente in un secondo tempo.
Sono sicuro che troverai utile questo strumento che ti permetterà di gestire le tue priorità, aspetto di ricevere i tuoi commenti a riguardo.
Ti auguro cieli azzurri e vola sempre in alto.
