Ciao Pilota,
In questo post voglio trattare un tema molto importante: quello dell’uso del tempo e della produttività.
Ti faccio notare che non ho usato la il termine GESTIONE del tempo (che tipicamente viene dall’inglese “Time Management”) ma USO del tempo.
Il tempo è una risorsa limitata che scorre in modo inesorabile e non può essere gestita da noi ma semplicemente usata con criterio.
Se usi bene il tempo a tua disposizione hai la possibilità di fare più cose durante le tue giornate e dunque incrementare notevolmente la tua produttività.
La produttività vuol dire ottenere i risultati che tu vuoi. Se ottieni i risultati che ti sei prefissato allora sei Produttivo, se non ottieni i risultati che vorresti allora NON sei produttivo.
Se definisci la Produttività in questo semplice modo, non ti confonderai più tra l’essere occupato con l’essere produttivo.
Voglio condividere con te i miei 5 segreti per aumentare la produttività, utili sia in ambito personale che professionale, che si basano sul concetto della creazione di nuove abitudini produttive.
Sono sicuro che tu, come me, non sei mai contento del modo in cui hai gestito la tua giornata e spesso non riesci a completare o addirittura iniziare le azioni che ti eri prefisso.
Un altra tendenza è quella di farsi trasportare e distrarre da agenti esterni che richiedono la tua attenzione e che non ti permettono di essere produttivo, generando delle abitudini “cerotto” che vanno a tappare i buchi delle emergenze.
Questi sono i miei cinque segreti per migliorare la tua produttività personale:
1. Pulire la “scrivania” mentale
Proprio come quando la tua scrivania è piena di fascicoli, fogli e di oggetti e non puoi lavorare in modo efficiente, anche quando la tua mente è ingombra di pensieri, idee, progetti, cose da fare ecc. la produttività sarà bassa.
Cosa fare? Prenditi 15 minuti al giorno per elencare in un foglio o anche in un documento sul tuo computer tutte le cose che ti vengono in mente (pensieri, preoccupazioni, cose da fare, ecc.), anche senza un ordine logico. Questo esercizio sarà terapeutico e pulirà la tua scrivania mentale.
2. Chiudere tutti i cicli aperti
Anche tu, come me, hai sia nella vita privata che professionale delle situazioni o cicli aperti. Ad esempio: hai iniziato a leggere un libro e non l’hai mai completato, hai tutte le ricevute sparse e devi fare una nota spese, devi sistemare il garage e non trovi mai il tempo di farlo.
Annota tutti i tuoi cicli aperti, completali o prendi la decisione di lasciare perdere.
La nostra mente viene assorbita da questi cicli aperti e al momento che li chiudiamo o che decidiamo consciamente di lasciare perdere, si libereranno delle risorse che potranno essere usate per altro e si avrà una sensazione di leggerezza.
3. Uscire fuori dalla Zona Grigia.
La Zona Grigia è quello spazio mentale dove mischiamo tutte le cose che dobbiamo fare. Senza rendercene conto viviamo in questa zona la maggior parte del tempo.
Ad esempio quando siamo al lavoro pensiamo le cose che devono essere fatte con la nostra famiglia e quando siamo con la nostra famiglia pensiamo le cose che devono essere fatte al lavoro. Praticamente quando siamo all’interno di questa zona rubiamo tempo e risorse ad entrambe e opereremo al 50% della nostra efficienza.
Il segreto è quello di concentrarsi su poche cose e completarle senza farsi prendere dalla voglia del multitasking.
4. Eliminare le cose della vita che rubano la maggior parte dell’energia e del tuo tempo
Fai un po’ di “autodiagnosi” per scoprire il 20% delle cose che fai durante il giorno che privano l’80% delle tue energie e del tuo tempo. Metti in atto un piano per farle fuori dalla tua vita.
Ad esempio: usi 2 ore al giorno per guardare passivamente la televisione , stai 1 ora al giorno sui social networks , dormi 1 ora al giorno più del necessario (riduci questi tempi o addirittura azzerali per far spazio a nuove abitudini produttive)
5. Creare nuove abitudini produttive
E’ stato fatto uno studio sul processo naturale che avviene nella nostra mente quando cerchiamo di adottare una nuova abitudine.
Questo processo richiede mediamente 30 giorni diviso in 3 fasi da 10 giorni ciascuna e può essere rappresentato graficamente come una curva che ne rappresenta le 5 fasi: Ottimismo, Gravità dell’Abitudine, Resistenza Attiva, Velocità di Fuga e Abitudine formata.
In principio, è necessario un sacco di energia in più per superare la gravità delle vecchie cattive abitudini. Questa forza con cui dobbiamo combattere la definisco “Gravità dell’Abitudine” e richiede un grande sforzo per poter essere vinta. Una volta vinta questa forza di gravità si raggiunge il livello della Velocità di Fuga dove da quel momento in poi è tutto più facile perché quell’attività inizia a far parte integrante della tua vita.
Quando si inizia una nuova attività che vogliamo diventi un abitudine il tutto sembra andare in discesa perché ci viene in soccorso l’eccitazione e l’ottimismo, ma le cose cambiano rapidamente perché presto iniziamo a sentire delle resistenze che ci ostacolano e ci fanno desistere dal nostro obiettivo originale.
Tale Resistenza attiva è qualcosa che può venire da fattori esterni ma spesso è dettata da fattori interni, da autoconvinzioni e scuse, che dovranno essere combattute con la forza della volontà e con la tenacia.
Ad esempio vogliamo iniziare a fare un po’ di attività fisica e ci iscriviamo ad una palestra. I primi giorni ci andiamo con entusiasmo e ottimismo e siamo assidui nel programma che ci siamo prefissati. Ma subito dopo iniziano a scattare delle resistenze che ci trattengono da andarci regolarmente, ed iniziamo a raccontarci delle scuse: mi fanno male le gambe, ci andrò domani; ho fatto tardi dal lavoro, ci andrò domani; oggi piove ci andrò domani che ci sarà il sole, questa settimana ci sono stato già una volta, ci andò la prossima; oggi non viene il mio collega, ci torno domani con lui; ecc.
Per fare un esempio aeronautico (tanto per cambiare) è come lo Shuttle.
Ce lo avete presente? Quando è sulla base di lancio a Cape Canaveral? C’è lo Space Shuttle appoggiato ad un gigantesco serbatoio centrale e 2 laterali, che alimentano i suoi motori potentissimi. Tutto quel carburante (oltre il 90%) e quella potenza gli serve per combattere la forza di gravità e uscire dall’atmosfera terrestre. Dopodiché lo Shuttle si stacca dai serbatoi, perché nello spazio non avrà più bisogno di tanta energia per potersi muovere, perché ormai è uscito dall’attrazione delle forza di gravità.
Lo stesso vale per noi, ci vorrà tanta energia iniziale per uscire dalla Gravità delle vecchie abitudini per poi accorgersi che la nuova abitudine non richiederà grossi sforzi per essere messa in atto, perché entrerà a far parte della nostra vita e della nostra routine.
Dunque ricapitolando:
- Giorni 1-10: Ottimismo iniziale che si trasforma rapidamente in fuga dal nuovo impegno ed in sfida per vincere la Gravità dell’Abitudine
- Giorni 10-20: Forte resistenza che bisogna combattere con la forza di volontà e la tenacia che piano piano inizia a ridursi e ci permette di vedere la luce alla fine del tunnel. Questa è la fase dove molte persone “mollano” e non si rendono conto che basta stringere ancora un po’ i denti per uscirne.
- Giorni 20-30: Acclimatazione e aumento della produttività – l’attività, l’abitudine diventa una parte naturale di te.
Ora che hai chiaro in mente questo processo, riuscirai a riconoscerne le varie fasi e saprai molto bene quello che ci sarà dopo un breve periodo di difficoltà, e saprai benissimo che basterà stringere i denti per superare quella resistenza e finalmente arrivare al punto che il tutto entrerà a far parte della tua routine, evitando di diventare una persona inconcludente che interrompe qualsiasi cosa nei primi momenti di difficoltà.
Ho parlato di forza di volontà, molti non sanno che anche questa è una risorsa limitata e che utilizzandola durante la giornata si può esaurire, ecco perché consiglio sempre di attivare nuove abitudini nelle prime ore del giorno, quando se ne ha ancora a disposizione una grande quantità.
Voglio citare una frase di Isania Forgione, evolution Coach, autrice del best-seller “Pre-occupati e vivrai meglio” (presente anche nella nostra Biblioteca del Pilota), nonché mia sorella, riguardo il Tempo:
“TROVA il Tempo per DEDICARTI Tempo, perché quando vorrai del Tempo, non avrai più Tempo!”
Sono sicuro che questi 5 segreti ti saranno utili e che tu possa applicarli immediatamente sia nella tua vita personale che professionale.
