Ciao Pilota,
Si parla spesso di multitasking e spesso si associa questa capacità alle persone di successo, che grazie a questa abilità, riescono a fare più cose in meno tempo incrementando la loro produttività.
Tanti imprenditori sono costretti ad esserlo, dato che devono seguire più cose contemporaneamente e come giocolieri devono far girare tante palline nello stesso momento.
C’è chi è dispiaciuto di non esserlo, chi si vanta di esserlo e addirittura si dice che le donne lo siano più degli uomini!
Se non lo sapete già, il multitasking nuoce gravemente alla salute del tuo business e te lo dimostrerò in questa puntata.
Cos’è il multitasking?
Fino dagli anni Venti gli psicologi studiano sugli esseri umani il concetto di fare più di una cosa alla volta, ma il termine “multitasking” è stato coniato negli anni sessanta con l’avvento dei primi computer, per descrivere l’abilità di un calcolatore elettronico di realizzare velocemente molti compiti. Velocemente e non contemporaneamente, infatti questo termine è ingannevole dato che riguardava compiti multipli che condividevano alternativamente una stessa risorsa (il processore del computer).
Con il tempo si è persa questa sfumatura, ed il significato si è spostato più sulla simultaneità dell’esecuzione di compiti multipli.
Negli anni più di una ricerca ha dimostrato che le persone “multitasker” non hanno una marcia in più e che il multitasking non è né efficiente, né efficace.
Come dice Gary Keller nel libro “The ONE Thing” tradotto in italiano “Una cosa sola” il multitasking è una bugia.
E’ una bugia perché quasi tutti lo accettano come qualcosa di efficace, di moda e tutti pensano che sia qualcosa che vada perseguito. Persone inseriscono questa caratteristica anche nei propri Curriculum tra i loro punti di forza.
Ma il multitasking è semplicemente un illusione che alimenta la distrazione dato che fa in modo che l’attenzione rimbalzi tra un azione e l’altra e l’essere umano non può concentrarsi su 2 cose contemporaneamente.
Puoi consultare la Biblioteca del Pilota e vedere l’elenco dei libri che ti consiglio settimanalmente.
Il multitasking può generare dei grossi problemi e anche errori fatali ad esempio due aerei ricevono l’autorizzazione ad atterrare sulla stessa pista, un paziente ricevere la medicina sbagliata da parte di un infermiera, un bambino viene lasciato da solo nella vasca da bagno, un automobilista scrive un SMS mentre guida…
Il trade union tra queste potenziali tragedie è che le persone cercano di fare troppe cose in una volta sola e dimenticano di farne una più importante.
Pensi che Multitasking fa bene agli affari? Molte ricerche ormai confutano che diminuisce la produttività.
Molte persone credono che il multitasking in grado di migliorare la loro produttività. Dopo tutto, se è possibile inviare e-mail durante una riunione, o leggere una relazione durante l’ascolto di una chiamata in conferenza, sei stato più produttivi, giusto?
Non necessariamente.
In uno studio riportato nel Journal of Experimental Psychology si è scoperto che gli studenti necessitavano molto più tempo per risolvere i problemi di matematica complicati, quando gli si chiedeva di farne altre in contemporanea. In realtà, erano il 40 percento più lenti di quelli che erano rimasti focalizzati senza commutazione di compiti.
Lo studio suggerisce che nessuno opera in multitask ma in realtà, si opera in task-switching.
Quando si passa da progetto a progetto, da azione ad azione, il nostro cervello si deve, in un certo senso, riavviare.
Si consuma molta più energia quando di passa da un task all’altro e nel complesso, si traduce in una perdita di produttività.
Un altro studio ha messo in evidenza che il multitasking potrebbe abbassare il nostro quoziente intellettivo e addirittura ci metterebbe in uno stato di Infomania…
Il rapporto indica una dipendenza crescente alla tecnologia, con le persone che controllano e-mail, messaggi SMS, WhatsApp, Facebook continuamente quando dovrebbero prestare attenzione a qualcos’altro come una chiamata in conferenza.
La raffica costante di messaggi ed interruzioni, che i ricercatori definiscono “infomania,” ha provoca una diminuzione di 10 punti nel Quoziente Intellettivo (QI) tra i partecipanti dell’esperimento. È interessante notare che lo studio rileva inoltre che questa “infomania” genera un calo doppio dell’QI in comparazione con la pratica di fumare la marijuana!
Potresti pensare, “Sono stato multitasking per così tanto tempo che ormai sono una macchina ben oleata”
Un altro ricerca ha dimostrato che i multitasker incalliti sono meno abili a giostrarsi tra le attività e sono più sensibili alle distrazioni in comparazione ai multitasker principianti che fanno un minor numero di attività contemporanee.
Questo credo sia uno dei pochi casi in cui la pratica non rende perfetti.
Bisogna tenere in considerazione che occorre sempre un certo tempo per cominciare un nuovo compito e ricominciare uno abbandonato, e non esiste garanzia che si riprenda esattamente nel punto in cui si era lasciato. Questo fenomeno esige un prezzo da pagare in termini di tempo che può variare dal 25% al 100% in più, e molto non si rendono conto di questo.
I contro di multitasking
Mentre la ricerca supporta lo svantaggio di multitasking, ti voglio elencare alcune ragioni di buon senso per cui il multitasking non funziona per il business o le attività imprenditoriali:
1. Riduzione della qualità del lavoro
Se si lavora su due cose alla volta, non si sta dedicando la giusta attenzione sulle singole attività. Con il focus diviso e limitato, sei destinato a fare errori.
Per esempio, se si sta cercando di risolvere un problema per un cliente mentre si legge o si controlla se ci sono nuovi messaggi nell’E-mail, non sarà possibile fare un lavoro di precisione perché non siete veramente concentrati su entrambi i compiti.
2. Focus limitato
Se si cerca di destreggiarsi tra diverse attività, si sarà sicuramente più affrettati nella loro esecuzione e non verrà prestata la giusta attenzione e competenza. Focalizzando l’attenzione su ogni compito alla volta, è molto più probabile dare ad ogni lavoro l’attenzione e la precisione che si merita.
3. Meno produttività
Alla fine, perseguire il multitasking fa male alla tua produttività. Il tuo cervello semplicemente non può occuparsi di più attività contemporaneamente in modo efficiente.
Ti consiglio di perseguire il “singletasking” che garantisce il completamento di tutte le attività con maggiore efficienza ed efficacia.
Ti voglio dare alcuni suggerimenti per migliorare la produttività senza multitasking
Se multitasking fa male alle nostre performance, cosa si può fare per far fronte alla sovrabbondanza di e-mail, cose da fare e pile di fogli sulla tua scrivania?
Ecco alcuni consigli per aumentare la produttività senza cercare di bilanciare diversi progetti in una sola volta.
1. Organizza la tua giornata
All’inizio della giornata, fare una lista di priorità. Lavora sui progetti più importanti e che ti danno più pensiero. Conviene togliere prima i macigni più grandi senza procrastinare, il resto sarà in discesa.
2. Limita il tempo per il controllo delle E-mail
Rimanda il più possibile la lettura delle E-mail nel corso della mattinata e svolgi i compiti più importanti che ti sei prefissato (uno ad uno).
Programma solo 2-3 controlli delle E-mail nell’arco della giornata, evitando che quello che leggerai cambi il corso della programmazione della tua agenda.
Se puoi chiudi il tuo client di posta e aprilo al momento del bisogno in modo da evitare le notifche che potrebbero distrarti.
3. Disattiva le notifiche del tuo Smartphone
Disattiva tutte le notifiche relative alle E-mail, agli SMS, e tutte le app relative ai social networks e dedica solo alcuni momenti durante la giornata per leggere i messaggi (magari nei momenti di pausa tra un attività e l’altra).
4. Tempo limite su siti web non essenziali
Stai perdendo tempo scorrendo Facebook o LinkedIn?
Anche se possono sembrare solo cinque minuti qui e 10 minuti lì, alcune ricerche hanno evidenziato che solo il 17 per cento delle persone è in grado di stimare con precisione il passare del tempo quando usa questi siti.
In altre parole, si sta spendendo più tempo di quanto si pensi.
Ti consiglio di installare sul tuo PC o MAC le utility che ti permettono di bloccare l’accesso ad alcuni siti per un certo periodo di tempo.
Io uso SelfControl per il Mac che permette di programmare una black list ed una white list di siti e un periodo di tempo in cui saranno o non saranno accessibili.
Per i PC Windows c’è un utility simile che sia chiama Cold Turkey.
Per scaricare SelfControl clicca qui
Per scaricare Cold Turkey clicca qui
Con questo piccolo accorgimento si ridurranno le distrazioni al minimo.
4. Cercate di lavorare in intervalli di tempo definiti
Qual è la frazione di tempo ottimale per lavorare su un progetto o attività? Ci sono diverse teorie e studi in questo ambito, chi dice novanta minuti, chi dice 25 minuti chi 15. Trova il periodo ideale che sia compatibile con i tuoi ritmi ed abitudini.
5. Fai una pausa
Dopo la sessione di lavoro (del tempo che avete stabilito) allontanati dalla tua postazione di lavoro per una pausa di 10 minuti. Non cercare di forzare e tieni il ritmo, vedrai che la produttività salirà incredibilmente e noterai che anche l’affaticamento si ridurrà. Ci sarà anche un aumento della soddisfazione dato che si riuscirà a completare più attività nell’arco della giornata.
Ti consiglio di eliminare il multitasking dalle tue abitudini, ti renderà una persona più produttiva e concludente, e oltre ad essere pilota del tuo business sarai anche pilota del tuo tempo! Dammi i tuoi feedback e scrivimi se hai bisogno di supporto.
Ti auguro Cieli Azzurri e Vola sempre in alto!
Raffaele
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